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Optimización de procesos en una empresa ¿realmente funciona?
Las organizaciones se desarrollan en un entorno global que afecta sus procesos internos, expuestos constantemente a autoevaluaciones y mejoras, máxime con la velocidad evolutiva de los negocios y asuntos empresariales. Desarrollar la eficiencia y aumentar la productividad en una empresa es pilar para mantenerse en el mercado. Esto se logra identificando y analizando riesgos, que permitan implementar planes de trabajo que los minimicen, cuyo resultado esperado es reducir el tiempo de las labores desarrolladas internamente y asimismo reducir el costo de producción.
La optimización de procesos de negocio se puede llevar a cabo de diversas maneras, dependiendo de ciertos factores: tipo de negocio, objetivos, tipo y tamaño de la organización, sector comercial de operaciones, entre otros. A pesar de ello, vale la pena resaltar algunos derroteros que servirán en este fructífero camino:
- Definir y estandarizar procesos: de modo que todos los colaboradores comprendan el qué y el cómo de sus funciones. Entre menos errores protocolarios ocurran, mayor eficiencia.
- Automatizar procesos: identificar aquellas operaciones que dada su ejecución pueden ser tercerizados o incluso robotizados. Se presenta generalmente en las áreas transversales, tales como facturación y pedidos, no obstante, cada organización determina su conveniencia y posibilidad.
- Delegar responsabilidades: los jefes, especialmente los primerizos suelen poner por encima de las capacidades del equipo de trabajo las suyas, lo que a la larga no sólo genera reprocesos sino incluso, el contemporáneo síndrome boreout. Acá el consejo para el jefe es maximizar sus soft skills, preocuparse por hacer felices a sus colaboradores, y prepararse para recibir retorno. En términos matemáticos, si como jefe hace felices a diez personas, habrá diez personas haciéndolo feliz a usted.
- Establecer objetivos y metas: este punto suena sencillo, sin embargo, ha sido sumamente descuidado por las compañías. De seguro la mayoría tienen en la recepción su misión y visión, pero muy pocos trabajadores las habrán siquiera leído. Comparta un objetivo general sencillo que pueda traducirse en objetivos particulares alcanzables.
- Mantener la documentación organizada: clasificar cada entrada y salida de información facilita acceder a ella en cualquier momento.
- Auditar la cualificación del personal: Determinar periodos de actualización profesional y organizacional de cada puesto de trabajo, permite revalidar que las actividades desarrolladas se ejecutan asertivamente, asimismo reduce el tiempo requerido para la adaptación a los procesos de la empresa.
- Mantener una comunicación eficaz: establezca canales, horarios y lenguaje predeterminado, de modo que todos estén al tanto de novedades logrando univocidad en lo que se quiere transmitir.
- Crear un clima de trabajo positivo: la pandemia ha traído consigo de manera notoria la necesidad de crear ambientes saludables de trabajo para evitar rotación de personal. Tómese el tiempo para evaluar qué tan saludable física y emocionalmente es cada puesto de trabajo, y sus oportunidades de mejora. Con ello reducirá la rotación y capacitación constante de personal nuevo. De este tema tan extenso y contemporáneo hablaremos en otro artículo, relativo a la Gran renuncia que se vive no sólo en E.E.U.U. sino en varios países del primer mundo.
No es necesario implementar todas las pautas de manera simultánea. Si pertenece a una micro o pequeña empresa, precise de uno a ocho el nivel de importancia aplicado a su empresa de cada punto, y proceda con un cronograma que pueda y deba cumplir. Al final, mantener un equipo de trabajo capacitado, bien dirigido y con objetivos claros se traduce en lo que todo empresario quiere: mayor rentabilidad a menor costo.
Enero 26 de 2022